I documenti sono ancora la linfa vitale di molti tipi di imprese – dal credito bancario alle assicurazioni, dall’ambito medico fino alla pubblica amministrazione – ma la loro gestione è costosa, ad alto effort e passibile di errore.
Secondo dati di Gartner:
- il 15% del fatturato di un’azienda viene speso per creare, gestire e distribuire documenti cartacei;
- più di 9 dipendenti su 10 dichiarano di sprecare fino a otto ore alla settimana per cercare i dati nei documenti;
- L’utilizzo del metodo tradizionale per creare un nuovo documento richiede in media 3 ore e comporta 6 errori tra punteggiatura, ortografia, omissioni e refusi.
Com’è possibile rendere il processo più efficiente? Automatizzare e rendere intelligente l’elaborazione documentale è possibile.
Da documenti a dati strutturati e azionabili
Per registrare un nuovo cliente o per erogare un servizio, ad esempio un finanziamento, è necessario entrare in possesso di molti documenti da parte di un cliente: dalla carta d’identità alla busta paga, dal codice fiscale a moduli compilati manualmente e poi scansionati.
I principali servizi di OCR presenti sul mercato si occupano di trasformare i documenti cartacei in digitali, basandosi su tecniche di rilevazione del testo all’interno di un’immagine. Questo è già un passo avanti essenziale nel processo di trasformazione digitale di un’azienda, ma lascia scoperta tutta la fase successiva: il recupero delle informazioni dati dati testuali estratti, la loro strutturazione all’interno dei sistemi aziendali, la verifica della correttezza dei dati ottenuti, l’identificazione di eventuali manomissioni….
Il cosiddetto IDM (Intelligent Document Management) è una soluzione che rende più efficiente l’intero processo di gestione delle pratiche: grazie all’intelligenza artificiale, IDM velocizza il processo di analisi ed estrazione dati dai documenti, riducendo drasticamente i tempi e i costi delle attività critiche per l’azienda.
Come funziona l’elaborazione intelligente dei documenti
Lo strumento realizzato a partire dalla tecnologia proprietaria Aramix è in grado di:
- Classificare automaticamente tutti i diversi documenti all’interno di una pratica, inviata potenzialmente come singolo file.
- Identificare i campi di interesse all’interno di ogni documento ed estrarre i valori in essi contenuti.
- Effettuare controlli di coerenza sui dati estratti.
- Produrre un risultato facilmente integrabile con diversi sistemi di gestione aziendali.
Vantaggi di implementazione dell’IDM in azienda
Per l’azienda questo rappresenta un vantaggio consistente, perché riduce drasticamente i costi di gestione delle pratiche e ne ottimizza il processamento, riducendo significativamente i tempi necessari per il caricamento dei dati nei sistemi gestionali.
I dipendenti che si occupano di accettazione documenti e data-entry, vengono pertanto liberati da un compito gravoso, ripetitivo ed a basso valore aggiunto, permettendo loro di dedicarsi ad attività a maggior valore per la società.
L’adozione di IDM nei processi che coinvolgono i clienti dell’azienda migliora l’esperienza d’uso complessiva per il cliente e la fruibilità del servizio, velocizzando il trattamento delle pratiche e garantendo al contempo che tutti i dati personali siano protetti secondo il GDPR, con l’appoggio a server all’interno dell’Unione Europea.
Grazie alla nostra soluzione per la gestione intelligente dei documenti abbiamo già aiutato diversi istituti di credito e player dell’insurance a fare di più con meno, rendendo più efficiente il percorso verso la dematerializzazione del cartaceo ed ottimizzando il processo di gestione delle pratiche.
